Jedne z częstszych błędów związanych z prawną stroną prowadzenia biznesu w formie spółki związane są z zaniedbaniem obowiązków dotyczących składania różnego rodzaju dokumentów do sądu rejestrowego.

Właściwe terminy

Najważniejsze terminy związane ze składaniem dokumentów do sądu rejestrowego są następujące:

1. termin na złożenie sprawozdania finansowego do sądu rejestrowego to 15 dni po tym, jak zostanie ono zatwierdzone – w tym samym terminie złożone ma być sprawozdanie z działalności spółki (jeżeli spółka je składa) oraz uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania i o podziale zysku lub pokryciu straty,
2. termin na złożenie wniosku o wpis spółki do KRS lub wpis zmiany umowy spółki do KRS – w przypadku spółki z o.o. i prostej spółki akcyjnej (P.S.A.) to 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki,
3. bardziej skomplikowana sytuacja jest w spółce akcyjnej:

• termin na złożenie wniosku o wpis spółki akcyjnej to 6 miesięcy od sporządzenia statutu,
• ale już termin na złożenie wniosku o wpis zmiany spółki akcyjnej to 3 miesiące od podjęcia uchwały,
• przy czym w przypadku zmian statutu związanych z podwyższeniem lub obniżeniem kapitału zakładowego termin to jednak 6 miesięcy,

4. w przypadku spółek zakładanych przez system S24 termin na złożenie wniosku to jedynie 7 dni (dotyczy to zarówno wniosku o wpis, jak i zmiany umowy spółki),
5. termin na złożenie większości innych wniosków do sądu rejestrowego to 7 dni od momentu, w którym nastąpi zmiana powodująca wpis, przykładowo:

• termin na złożenie wniosku o wskazanie nowych wspólników w KRS to 7 dni od zmiany właściciela udziałów spółki,
• termin na złożenie wniosku o wpis zmiany zarządu to 7 dni od dnia, w którym doszło do zmiany zarządu (czyli np. uchwała o zmianie zarządu weszła w życiu lub skuteczna stała się rezygnacja członka zarządu),
• termin na złożenie wniosku o wpis zmiany umowy spółki jawnej, partnerskiej lub komandytowej – przepisy o tych spółkach nie regulują szczególnego terminu, co oznacza, że stosuje się domyślny termin 7-dniowy, który biegnie od dokonania zmiany umowy.

Konsekwencje naruszenia powyższych terminów są różne zależnie od konkretnego przypadku.

Naruszenie 7-dniowego terminu na złożenie wniosku o zmianę w KRS

Te naruszenia zdarzają się właściwie najczęściej – często z przyczyn organizacyjnych lub gdy spółka chce zaoszczędzić poprzez zgłoszenie jednym wnioskiem kilku zmian.

Naruszenie tego terminu powoduje ryzyko nałożenia grzywny przez sąd rejestrowy. W praktyce jednak sąd rejestrowy musi jednak dowiedzieć się o tej sytuacji. Informację taką przekazać może np. ktoś kogo dotyczy wpis zainteresowany tym, by wpis w KRS został zmieniony (przykładowo nowy wspólnik, który chce, by go wpisano lub członek zarządu, który zrezygnował i chce, by go wykreślono). Sąd rejestrowy najczęściej najpierw wzywa spółkę do tego, żeby złożyła wniosek, a dopiero potem nakłada grzywny. 

Co istotne, niezłożenie zaktualizowanej listy wspólników stanowi wykroczenie i grozi niezależną grzywną.

Zarząd i spółka narażają się też na odpowiedzialność odszkodowawczą, gdyby ktoś poniósł szkodę w związku z tym, że naruszyli prawo.

Niezłożenie wniosku do KRS może stanowić też przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, jeżeli dane, które trzeba było zgłosić to informacje, które ma otrzymać poprzez KRS urząd skarbowy. 

Naruszenie terminu do złożenia wniosku o wpis spółki lub zmiany umowy lub statutu spółki

W przypadku spółki z o.o., P.S.A. i spółki akcyjnej przekroczenie terminu na złożenie wniosku o wpis spółki powoduje, że spółki nie będzie dało się już zarejestrować. Przepisy opisują procedurę zakończenia działalności takiej niezgłoszonej spółki w organizacji.

Podobnie jest z przekroczeniem terminu na złożenie w przypadku ww. spółek wniosku o wpis zmiany umowy spółki lub statutu. Sytuacja jest o tyle lepsza, że spółka dalej istnieje, ale dokonane zmiany nigdy nie wchodzą w życie (ponieważ dla wejścia w życie wymagają one wpisu do KRS, a tego nie da się już dokonać). To może być istotne w szczególności, gdyby zmiana dotyczyła wpisu podwyższenia kapitału zakładowego. 

Niestety, nie ma sposobu na przywrócenie tego terminu – tj. nie da się usprawiedliwić tego naruszenia np. chorobą zarządu, nagłymi sytuacjami czy czymkolwiek innym. Jeżeli termin minie – nie zarejestrujemy spółki albo zmiany jej umowy lub statutu. 

Ponieważ powyższe terminy są dość długie, rzadko w praktyce dochodzi do ich naruszenia – może się to jednak zdarzyć np. w przypadku wniosków składanych w systemie S24, ponieważ tam termin wynosi jedynie 7 dni. W naszej praktyce spotkaliśmy się również jednak zarówno z celowym niezgłoszeniem objęcia nowych udziałów przez wspólnika, jak i zaniedbaniami przy rejestrowaniu zmian umowy spółki (np. po zwrocie nieprawidłowo złożonego wniosku ktoś zapomniał złożyć go ponownie).

Co istotne, w przypadku spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej naruszenie terminu na złożenie wniosku nie ma takiego skutku. Ponieważ spółki te powstają dopiero z chwilą rejestracji, to po prostu spółka nie powstanie – można mieć jednak obawę, że w przypadku złożenia wniosku o wpis spółki, której umowa została zawarta np. kilka lat wcześniej, sąd rejestrowy może mieć wątpliwości co do takiej sytuacji. Natomiast zmiany umów tych spółek są skuteczne z chwilą ich dokonania, niezależnie od wpisu do KRS.

Naruszenie terminu do złożenia sprawozdania finansowego i innych dokumentów finansowych

Niezłożenie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności spółki w terminie stanowi przestępstwo – ponieważ nie jest to przestępstwo skarbowe, złożenie np. czynnego żalu w niczym nam nie pomoże. To, czy organy ścigania w danym przypadku będą dążyły do faktycznego skazania członków zarządu, zależy od wielu okoliczności – w tym do pewnego stopnia decyzji czy też polityki konkretnego organu w tym zakresie.

Poza tym dużo częstszą konsekwencją są grzywny „przymuszające” nakładane przez sąd rejestrowy. Trzeba pamiętać, że sąd nie zatrzyma się na jednej grzywnie, tylko może nakładać kolejne. Grzywny te, jeżeli nie zostały zapłacone lub ściągnięte przez komornika, zostają umorzone po wykonaniu obowiązku.

Nieskładanie sprawozdań zdarza się dość często. Zdarza się też, że dokumenty składane są nieprawidłowo lub w niepełnym zakresie – np. tylko sprawozdanie finansowe, ale bez sprawozdania z działalności i uchwał. Niestety zarządy spółek często nie podejmują właściwych działań nawet po otrzymaniu wezwania od sądu. 

Pierwszą rzeczą, którą powinien zrobić zarząd po otrzymaniu pisma z sądu w tej sprawie jest więc nie szukanie winnych tej sytuacji, nie próbowanie usprawiedliwiania się sądowi (to niewiele da), ale złożenie sprawozdania. Wyjaśnienie przyczyn, dla których sprawozdań nie złożono, może pomóc ewentualnie w postępowaniu karnym.

Usprawiedliwieniem dla sądu rejestrowego będzie oczywiście fakt, że nie jest się już członkiem zarządu – w takiej sytuacji należy niezwłocznie złożyć do sądu odpowiednie dokumenty, które to wykazują.

Nie wymieniliśmy oczywiście powyżej wszystkich sytuacji, w których spółki powinny składać dokumenty do sądu rejestrowego, a skupiliśmy się na tych, które są najbardziej powszechne. Należy pamiętać, żeby zawsze weryfikować właściwy termin na złożenie dokumentów. Jako kancelaria zapewniamy naszym klientom obsługę m.in. w zakresie postępowań rejestrowych tak, by odciążyć ich z tych obowiązków.

autor: radca prawny Jan Marczyński