Wielu pracodawców zastanawia się nad wprowadzeniem systemów motywacyjnych dla pracowników. Jednym z nich może być premia frekwencyjna, która działać ma jako dodatkowe wynagrodzenie za nieunikanie pracy. W artykule opisujemy, jak działa taka premia, w jaki sposób można ją wprowadzić oraz jakie są najpopularniejsze jej formy.

Premia frekwencyjna – charakterystyka

„Premia frekwencyjna” nie jest zdefiniowana w przepisach. Pojęcie to, wraz z praktyką jej wypłacania, zostały wypracowane przez praktykę. Premia stanowi dodatek do wynagrodzenia za sumienne stawiennictwo w pracy. Zasady jej naliczania i wypłacania pracodawca może ustalić w wewnętrznych regulacjach firmy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca posiada pełną swobodę w kształtowaniu reguł przyznawania premii frekwencyjnej. Istnieją bowiem przepisy dotyczące zasad wynagradzania wynikające z Kodeksu Pracy („KP”) oraz innych ustaw. Nie można ponadto tracić z pola widzenia zasad ogólnych dotyczących chociażby niedyskryminacji pracowników oraz ich równego traktowania.

Niejasne może być też to, czy premię frekwencyjną należy uwzględniać przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz wliczać do podstawy wynagrodzenia za czas urlopu. Zagadnień wymagających omówienia jest zatem całkiem dużo.

Q&A: Premia frekwencyjna to premia czy nagroda?
Premia frekwencyjna, jeżeli zasady jej przyznawania wynikają z wewnętrznych przepisów w danej firmie, ma charakter premii, a nie nagrody.Nagroda i premia różnią się kryterium podstawy ich przyznania. Nagroda ma charakter uznaniowy i zależy od woli pracodawcy. Premia natomiast wynika z wewnętrznych regulacji w danej firmie. Jej podstawą może być regulamin (premia regulaminowa) lub na przykład indywidualna umowa z pracownikiem. Nagroda zatem przyznawana jest uznaniowo (pracownik nie ma roszczenia o jej wypłatę). W przypadku premii natomiast, po spełnieniu ustalonych kryteriów, pracownik posiada roszczenie o jej wypłatę.

Zasady wprowadzenia premii frekwencyjnej w firmie

Premia frekwencyjna musi wynikać z jasnych reguł wewnętrznych w danej firmie. Od pracodawcy zależy, w jaki sposób zostanie ona uwzględniona w warunkach wynagradzania. Jeżeli jednak dodatek ten ma mieć charakter premii, musi być wyraźnie opisany w określonym dokumencie, który obowiązuje w stosunku pracodawca-pracownik.

Pierwszą i jak się wydaje najbardziej praktyczną możliwością jest opisanie premii frekwencyjnej w wewnętrznym regulaminie firmy. Jeżeli w firmie istnieje regulamin wynagradzania, można rozszerzyć go o postanowienia dotyczące premii frekwencyjnej. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by zasady jej przyznawania opisać w samym regulaminie pracy czy też stworzyć osobny regulamin o nazwie na przykład „Regulamin przyznawania premii”.

Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla pracodawców, którzy z pracownikami podpisują stosunkowo krótkie i nieskomplikowane umowy. Może się bowiem okazać, że klarowne opisanie zasad przyznawania premii zajmie nawet całą stronę i wymagać będzie kilku jednostek redakcyjnych. Zaburzałoby to spójność umowy o pracę, gdyby okazało się na przykład, że same postanowienia o premii stanowią jej 30%.

Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by takie postanowienia w umowie uwzględnić. Skutek będzie wówczas tożsamy. Takie rozwiązanie ponadto może być bardziej praktyczne w sytuacji, gdy zasady przyznawania premii różnią się w zależności od stanowiska lub są odrębnie ustalane dla poszczególnych pracowników.

Q&A: Czy premia frekwencyjna zalicza się do podstawowego wynagrodzenia?
Nie, premia frekwencyjna stanowi dodatkowy składnik wynagrodzenia niezależny od pensji.

Podstawowe formy konstruowania premii frekwencyjnej

Premia frekwencyjna może być wypłacana stale (każdego miesiąca obok wynagrodzenia) lub okresowo (np. raz na kwartał, półrocze czy nawet rok). Istnieje także kilka powszechnie funkcjonujących modeli naliczania premii. Podstawowe z nich to:

1. Zryczałtowana premia za 100% obecność w danym okresie rozliczeniowym;
2. Zryczałtowana premia za określoną frekwencję w danym okresie rozliczeniowym (np. możliwość opuszczenia maksymalnie 2 dni w miesiącu);
3. Proporcjonalna kwota premii w zależności od liczby dni obecności w pracy (wyliczana np. poprzez ustalenie stawki premii na poziomie 1000 zł i pomniejszanie jej proporcjonalnie za każdy dzień nieobecności w danym miesiącu).

Są to jednak jedynie propozycje, ponieważ w praktyce można spotkać się z rozmaitymi sposobami naliczania premii. Ustawodawca w tym zakresie – o ile kryteria te nie są dyskryminacyjne i nie pozbawiają pracowników przysługujących im praw – nie wprowadza wyraźnych ograniczeń.

Kolejną istotną kwestią, którą należy uwzględnić w postanowieniach regulaminu lub umowy, są dni, które liczone są jako dni nieobecności. Jest to zdecydowanie najtrudniejsze zadanie. Powstaje pytanie, jak traktować poszczególne dni urlopowe, które należne są pracownikowi z tytułu praw pracowniczych opisanych w Kodeksie Pracy. Z jednej strony bowiem premia frekwencyjna ma motywować pracownika do stawiennictwa w pracy, ale z drugiej mogłaby przez odpowiednie organy (jak na przykład Państwową Inspekcję Pracy) zostać uznana za ograniczającą prawa pracownicze do urlopu. Pracownik mógłby bowiem świadomie rezygnować z przysługującego mu zgodnie z prawem urlopu w celu nieuszczuplania swojej wypłaty.

Z tej przyczyny warto jest wyraźnie w zasadach przyznawania premii wyróżnić, które dni liczone są jako dni nieobecności, a które jako dni obecności mimo faktycznego nieprzebywania przez pracownika w pracy.

Jak kwalifikować dni nieobecności?

Z uwagi na fakt, że przepisy nie regulują jednoznacznie, czy i jakiego rodzaju dni nieobecności w pracy powinny być wliczane do premii frekwencyjnej, należy w tym przypadku sięgnąć do samej ich systematyki i interpretacji przepisów dokonanej przez Państwową Inspekcję Pracy.

Na wstępie wskazać należy, że dni, w których pracownik jest nieobecny z powodu urlopu, który przysługuje mu na mocy przepisów prawa pracy, w trakcie którego zachowuje prawo do wynagrodzenia, powinny być – na potrzeby analizy zagadnienia premii frekwencyjnej – poczytywane jako dni obecności. Mowa tutaj przede wszystkim o urlopie macierzyńskim oraz wypoczynkowym.

Premia frekwencyjna a urlop macierzyński

Z obydwu urlopów bowiem pracownicy nie mogą zrezygnować. Zgodnie z art. 180 § 4 KP pracownica może zrezygnować z urlopu macierzyńskiego dopiero po 14 tygodniach. Pozbawienie jej w tym czasie premii frekwencyjnej, gdy – de facto – jest prawnie zobligowana do nieprzebywania w pracy, godziłoby w jej prawa. Z tej przyczyny rekomenduje się zaliczanie urlopu macierzyńskiego jako „dni obecności” w kontekście naliczania premii frekwencyjnej.

Premia frekwencyjna a urlop wypoczynkowy

Podobnie kształtuje się sytuacja w odniesieniu do urlopu wypoczynkowego. Pracownik zobowiązany jest wykorzystać go w danym roku w zakresie, jaki przewidują to przepisy i nie może się go zrzec (art. 152 KP). Pracownik nie powinien zatem tracić na tym, że za okres nieprzebywania w pracy, do jakiego to obligują go przepisy KP, nie uzyskuje premii. Z tej też przyczyny rekomenduje się traktowanie dni przebywania przez pracownika na urlopie wypoczynkowym jako „dni obecności” w kontekście naliczania premii frekwencyjnej.

Osobną kwestią jest natomiast zaliczanie premii do wynagrodzenia za czas przebywania na urlopie wypoczynkowym. Zgodnie z art. 172 KP: „pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.” Rodzi się zatem pytanie, czy w tym czasie należy wypłacać premię frekwencyjną, czy też – zgodnie z wytycznymi opisanymi w art. 172 KP – premię wypłacaną w poprzednich miesiącach wliczać w podstawę ustalania wysokości wynagrodzenia za urlop. W tym zakresie funkcjonują odmienne stanowiska Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii oraz Państwowej Inspekcji Pracy.

Ministerstwo twierdzi, że „pomimo tego, że wysokość premii regulaminowej nie jest uzależniona od okresu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym, premia taka powinna zostać wliczona do podstawy wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (jako zmienny składnik wynagrodzenia)”.

To jednak oznaczałoby podwójne wypłacania wynagrodzenia. Pracodawca naliczałby wówczas wyższą podstawę wynagrodzenia za urlop i oprócz tego i tak dodatkowo premię frekwencyjną za czas przebywania na urlopie. Jak zostało bowiem ustalone, rekomendowanym rozwiązaniem jest zaliczanie dni przebywania na urlopie wypoczynkowym jako „dni obecności”, za jakie wypłacana jest premia w całości. Wykładnia przepisów dokonana przez Ministerstwo nosi znamiona wykładni „ad absurdum” i powinna zostać odrzucona.

Jest ona co prawda zgodna z literalnym brzmieniem § 7 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: „Rozporządzenie Urlopowe”): „składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu”, lecz należałoby przyjąć, że przepis ten znajdzie zastosowanie w sytuacji, w której premie te nie są w okresie urlopu wypłacane.

Zdecydowanie rozsądniejsza jest wykładania proponowana przez Państwową Inspekcję Pracy: „do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu przyjmowane są zmienne składniki wynagrodzenia, ale tylko takie, które obowiązują w okresie korzystania z urlopu czy nabycia prawa do ekwiwalentu, lecz nie przysługują za okres urlopu.

Wynagrodzenie urlopowe mają uzupełnić pracownikowi wynagrodzenie, do którego nie zachowuje prawa, bo nie świadczy w tym czasie pracy. Jeżeli zatem określone w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy zasady przyznawania premii zostały tak ustalone, że nie jest ona zmniejszana za czas urlopu (czyli z punktu widzenia nabycia przez pracownika prawa do premii nie ma znaczenia fakt, że pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego), premia nie jest powiązana ściśle z faktycznym wykonywaniem obowiązków, to wydaje się, że zasadny jest wniosek, iż nie powinna być włączana do podstawy wynagrodzenia urlopowego”. Wobec powyższego można wysnuć ogólny wniosek, zgodnie z którym, dni przebywania na urlopie wypoczynkowym należy traktować tak, jakby pracownik był w pracy obecny. Jeżeli premia frekwencyjna zostanie wypłacona za okres przebywania pracownika na urlopie, nie ma potrzeby wliczania jej w podstawę do wynagrodzenia urlopowego.

Uwaga! Powyższe rozważania mogą nie mieć w pełni uniwersalnego charakteru i nie znajdować zastosowania do każdego stanu faktycznego. Należy traktować je jako ogólny pogląd na opisywane zagadnienie, a nie kompleksową poradę prawną. W szczególności różnice w ocenie mogą wynikać z różnic między stałym oraz zmiennym charakterem premii.

Q&A: Czy premia frekwencyjna zalicza się do podstawy wynagrodzenia za urlop?
To zależy. Można przyjąć, że jeżeli premia jest naliczana za czas przebywania na urlopie, nie ma potrzeby wliczania jej do podstawy wynagrodzenia za urlop, by uniknąć „podwójnego” naliczania wynagrodzenia.

Premia frekwencyjna a ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Prostą konsekwencją powyższych jest fakt naliczania premii frekwencyjnej do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Zgodnie z art. 171 §1 KP: „w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”.

Zasady naliczania tego ekwiwalentu określa natomiast Rozporządzenie Urlopowe.

§ 16 ust. 1 Rozporządzenia Urlopowego: „składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, (…), wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu”. Pracownikowi przysługuje wówczas takie wynagrodzenie, jakie należne byłoby mu, gdyby korzystał z urlopu na zasadach określonych w zakładzie pracy. Zgodnie z powyższym, za czas urlopu należałaby mu się premia, więc należałoby także zaliczyć ją na poczet ekwiwalentu za urlop.

Q&A: Czy premia frekwencyjna zalicza się do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?
Tak. Pracownikowi za niewykorzystany urlop przysługuje ekwiwalent wyliczany na podstawie całkowitego wynagrodzenia – także z uwzględnieniem składników zmiennych.

Premia frekwencyjna a chorobowe

Pomocne w tym zakresie będą przepisy o Ustawy o świadczeniach społecznych z ubezpieczenia w razie choroby i macierzyństwa (dalej: „ustawa o Świadczeniach”).

Jeżeli pracownikowi nie przysługuje premia regulaminowa w okresie przebywania na zwolnieniu chorobowym, to powinna ona być zaliczana do podstawy zasiłku chorobowego. Przy naliczaniu podstawy zasiłku chorobowego nie uwzględnia się jedynie tych składników, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku (art. 41 ustawy o świadczeniach społecznych z ubezpieczenia w razie choroby i macierzyństwa).

Sposób naliczania podstawy zasiłku w sytuacji, gdy premia nie jest stała (w zależności od przyjętego systemu naliczania premii może być ona w różnej wysokości, a w okresach nieobecności może być w ogóle nieprzyznawana) określa art. 42 ust. 1 ustawy o Świadczeniach: „premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku”.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego natomiast ustala się przede wszystkim w oparciu o art. 36 oraz 38 ustawy o Świadczeniach.

Dni przebywania na zwolnieniu chorobowym mogą być zatem uznawane za „dni nieobecności” przy naliczaniu premii frekwencyjnej. Niezależnie jednak od tego, wypłacona premia, jako dodatkowy składnik wynagrodzenia, wlicza się do podstawy zasiłku chorobowego wyliczanego na zasadach opisanych w ustawie o Świadczeniach.

Q&A: Czy premia frekwencyjna wchodzi do podstawy chorobowego?
Tak. Premia frekwencyjna jako dodatkowy element wynagrodzenia wypłacany na podstawie wewnętrznych regulacji pracodawcy zaliczać się będzie do „chorobowego”.

Dni nieobecności

Jako dni nieobecności zaliczać można natomiast dni: przebywania na zwolnieniu lekarskim, przebywania na urlopie „na żądanie” czy oczywiście dni nieuzasadnionej obecności w pracy. Należy jednak zawsze pamiętać, że ustalając zasady wypłacania premii frekwencyjnej, nie należy ograniczać praw pracowniczych czy wymuszać na nich obecności w pracy, mimo że zgodnie z przepisami przysługuje im urlop.

Niniejszy artykuł stanowi jedynie ogólny zarys problemu i nie stanowi kompleksowego poradnika dotyczącego wprowadzenia premii frekwencyjnej w firmie. W przypadku pytań lub potrzeby konsultacji, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią JWMS.

Autor: Krzysztof Bardel, Współpraca: Jan Marczyński