W dniu 14 czerwca 2024 roku Sejm przyjął ostateczną wersję ustawy o ochronie sygnalistów, która wdraża do polskiego systemu prawnego Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenie prawa Unii 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku. Przepisy wejdą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, z wyjątkiem tych dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, dla których przewidziano dłuższy okres – 6 miesięcy.

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Ustawa nakłada obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznych zgłoszeń na podmioty, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 pracowników według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Liczba obejmuje wszystkich zatrudnionych na podstawie umów o pracę (w przeliczeniu na pełne etaty), umów cywilnoprawnych, pracowników tymczasowych i osób współpracujących na zasadach B2B.

Podmioty, u których liczba osób wykonujących pracę zarobkową nie przekracza 50 osób, nie mają obowiązku ustalenia procedury wewnętrznych zgłoszeń, ale mogą ją wdrożyć. W szczególności dotyczy to przedsiębiorców, którzy pomimo posiadania statusu mikro-przedsiębiorców zbliżają się do liczby 50 zatrudnionych pracowników.

Kim jest sygnalista i kto może zgłosić naruszenie?

Sygnalistą jest osobą fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Może nim być pracownik, bez względu na rodzaj zatrudnienia, pracownik w trakcie rekrutacji oraz po zakończeniu świadczenia pracy, współpracownicy, kontrahenci, dostawcy, klienci przedsiębiorstwa, członkowie organów osoby prawnej, wspólnicy, akcjonariusze, prokurenci, a także praktykanci i stażyści.

Nowe przepisy precyzyjnie określają, co może być przedmiotem naruszenia oraz zgłoszenia. Mogą one dotyczyć między innymi korupcji, tzw. łapówek menadżerskich, sprzeniewierzenia, dotacji, grantów, ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.

Istotną zmianą, która została wprowadzona w trakcie uchwalania ustawy jest wykreślenie z katalogu naruszeń dotyczących prawa pracy, w tym między innymi mobbingu, dyskryminacji czy naruszeń z zakresu procedur BHP. Nie oznacza to jednak, że pracownicy nie będą mogli zgłaszać tego typu naruszeń, ale nie będą w takim wypadku traktowani jak sygnaliści i do zgłoszeń dotyczących prawa pracy nie znajdzie zastosowania wewnętrzna procedura wdrożona w przedsiębiorstwie.

Nowe przepisy, oprócz zmuszenia pracodawców do wypracowania i wdrożenia procedur, mają na celu wprowadzenie rozwiązań, które chronią sygnalistów przed niepożądanymi skutkami zgłoszenia naruszenia. Mowa tutaj o szeregu rozwiązań zakazujących działań odwetowych wobec pracownika, między innymi zakazie zwolnienia, dyskryminacji czy przyznania mniejszego wynagrodzenia.

Obowiązki pracodawców

Podmioty, na które ustawa nakłada obowiązek ustalenia procedur zgłoszeń wewnętrznych, powinny przygotować regulamin oraz odpowiednio go wdrożyć.

Pierwszym etapem jest przeprowadzenie konsultacji z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku z przedstawicielami osób świadczących pracę wyłonionymi w trybie obowiązującym w zakładzie pracy. Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 oraz nie dłużej niż 10 dni. Następnie procedura powinna zostać podana do wiadomości osób świadczących pracę w sposób przyjęty w przedsiębiorstwie (ustawa wprowadza 7-dniowy termin, po którym wchodzi w życie). Dobrą praktyką w toku wdrożenia będzie przeprowadzenie obowiązkowego szkolenia w zakładzie pracy dla pracowników i zapoznanie ich z procedurą wewnętrznych zgłoszeń.

Przedsiębiorstwo ma również obowiązek poinformować o obwiązującej procedurze zgłoszeń wewnętrznych osoby ubiegające się o pracę wraz z rozpoczęciem procesu rekrutacji lub negocjacji umowy.

Co grozi za brak wdrożenia procedury w przedsiębiorstwie?

Ustawa przewiduje szereg sankcji karnych, które wprowadzają kary grzywny, a nawet karę pozbawienia wolności do lat 3, i tak:

1. osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych podlega karze grzywny w razie braku wdrożenia procedury lub ustanowenia jej z istotnym naruszeniem przepisów;
2. uniemożliwienie lub utrudnienie dokonania zgłoszenia podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 3 lat;
3. podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 3 lat;
4. ujawnienie tożsamości sygnalisty lub osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 2 lat.

Brak wdrożenia procedury obciąża w takim razie bezpośrednio członków zarządu osoby prawnej jako osoby odpowiedzialne za ustanowienie procedury. Ponadto, w wypadku braku obowiązującej procedury lub jej nieprzestrzegania, sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego naruszenia, bez możliwości dochodzenia od niego odszkodowania za ewentualne straty, co może znacznie wpłynąć na renomę przedsiębiorstwa.

Polski ustawodawca nie zdecydował się na określenie wymiaru kary grzywny, a praktyka innych krajów członkowskich, które wdrożyły Dyrektywę, pokazuje, że kwoty grzywny zostały ustalone w treści ustaw i wynoszą od 15.000 euro do niekiedy nawet 250.000 euro. Pozostawienie wymiaru grzywny ogólnym regułą kodeksu karnego oznacza, że jej maksymalna kwota może wynieść równowartość 540 stawek dziennych grzywny, czyli łącznie 1.080.000 zł.

Z kolei sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie ogłaszane przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (w pierwszym półroczu roku 2024 kwota 7.155,48 zł) lub prawo do zadośćuczynienia.

Podsumowanie

Przepisy o ochronie sygnalistów nakładają na przedsiębiorców nowe obowiązki, które nie tylko sprowadzają się do przygotowania i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa o ochronie sygnalistów wpływa również na procesy rekrutacji, zakres i sposób ochrony danych osobowych, konieczność stworzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych czy wyznaczenia i przeszkolenia osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie dalszych działań następczych. Nowe obowiązki obciążają w szczególności członków zarządu podmiotów prawnych, którzy w wypadku braku wdrożenia procedury (lub wdrożenia jej z istotnym naruszeniem przepisów) narażają się na odpowiedzialność karną.

Kancelaria JWMS oferuje kompleksową obsługę i doradztwo w zakresie przygotowania dokumentacji, regulaminu zgłoszeń wewnętrznych oraz procesu wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów.

Autor: Oskar Weigel, Współpraca: r.pr. Tomasz Wiese, r.pr. Mateusz Staszek