Zmiana podejścia ZUS do kart lunchowych – koniec z górą paragonów?
Tzw. „karty lunchowe” to popularny benefit pracowniczy, który polega na udostępnianiu pracownikom kart przedpłaconych umożliwiających nabywanie posiłków. Atrakcyjność tego rozwiązania podnosiło to, że zgodnie z przepisami[1] jeśli kwota takiego dofinansowania nie przekracza 450 złotych miesięcznie, to wartość ta nie podlega oskładkowaniu – przynajmniej w teorii.
Gdzie tkwił problem?
W praktyce bowiem ZUS w wydawanych interpretacjach wskazywał na to, że pracodawca powinien być w stanie wykazać, że przekazywane w ten sposób środki były wydawane wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem. W jaki sposób? Otóż na podstawie zgromadzonych paragonów, dokumentujących dofinansowane zakupy.
Paragony te należało, zdaniem ZUS, nie tylko zgromadzić, ale też zweryfikować i następnie przechowywać na wypadek kontroli przez okres 10 lat. W zależności od ilości pracowników można mówić o wielu tysiącach paragonów. Jak nietrudno sobie wyobrazić, dodatkowe obciążenia administracyjne z tym związane w większości wypadków dalece przewyższały ewentualne korzyści na gruncie składek.
Co się zmieniło?
Od niedawna można zaobserwować pojawianie się licznych artykułów prasowych triumfalnie ogłaszających zmianę podejścia ZUS. Są to w znacznej mierze treści sponsorowane przed podmioty, które same oferują programy kart przedpłaconych dla pracowników. Należy więc zachować pewną ostrożność względem tych informacji.
Faktem jest, że w ostatnim czasie ZUS opublikował parę interpretacji, które zdają się wskazywać na uelastycznienie stanowiska w powyższym zakresie. W dalszym ciągu ZUS stawia tu szereg wymagań w zakresie weryfikacji tego, na co przeznaczane są dofinansowane środki. Mowa tu m.in. o odpowiednim ukształtowaniu regulaminu programu i oznaczeniu karty, odbieraniu oświadczeń od pracowników dot. przeznaczenia środków na kartach, braku możliwości wypłat gotówkowych, sporządzania zestawień kategorii wydatków o oparciu o kody MCC (jednak bez rozbicia na konkretne towary) oraz przeprowadzaniu wyrywkowych kontroli, w tym przez podstawionych kupujących.
Jednak, co istotne, w żadnej z tych interpretacji ZUS nie uznał, że niezbędne jest gromadzenie wszystkich paragonów. Co więcej, opisane obowiązki w dużej mierze mogą być realizowane na podstawie odpowiednich umów przez wydawcę kart, odciążając tym samym pracodawcę oraz pracowników.
Czy to koniec wątpliwości?
Mimo że te nowe interpretacje są krokiem w dobrym kierunku i świadczą o potencjalnym złagodzeniu stanowiska ZUS, należy pamiętać, że są one na razie nieliczne i mają charakter indywidualny. Indywidualne interpretacje chronią jedynie tego, kto o nie wystąpił; ich moc ochronna co do zasady nie rozciąga się na inne podmioty. Dlatego też najbezpieczniejszym i zarazem rekomendowanym rozwiązaniem jest wystąpienie w takim wypadku o własną interpretację indywidualną do ZUS.
[1] rozporządzenia składkowego, tj. rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Autor: Grzegorz Bohdziewicz – radca prawny, senior associate w Kancelarii JWMS. Na co dzień doradza przedsiębiorcom w zakresie prawa podatkowego i prawa pracy, a także zajmuje się analizą umów gospodarczych oraz zapewnianiem zgodności działalności Klientów ze stale zwiększającym się zakresem regulacji, w tym w aspektach transgranicznych.