Firma eventowa pełni istotną i trudną funkcję „spięcia” wielu usług tak, aby klient otrzymał ostatecznie kompleksową obsługę w zakresie organizacji wydarzenia. Z uwagi na rozmaite role, jakie firma eventowa może pełnić, ważnym jest, żeby odpowiednio dostosować do niej umowę i zabezpieczyć swoje interesy. Niezależnie od tego, wyróżnić można także problemy, które pojawiają się niemalże zawsze – przy dowolnej formie współpracy.

W pierwszej kolejności skupić się należy na różnicach wynikających ze specyficznych modeli świadczenia usług. Niektóre firmy eventowe jedynie wskazują rekomendowanych partnerów (dostawców konkretnych usług). W takim modelu to sam klient zawiera umowy z tymi dostawcami, a ryzyko dla firmy eventowej jest mniejsze. Sytuacja może być bardziej skomplikowana w szczególności przy większych klientach, którzy mogą oczekiwać, że będą rozliczać się bezpośrednio z firmą eventową. Wówczas to ona zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednich podwykonawców i realizacji całego wydarzenia.

Różne modele współpracy mogą powodować odmienne problemy prawne. W każdej sytuacji jednak mamy do czynienia z odpowiedzialnością za organizację działań często wielu podmiotów, tak, aby klient był zadowolony.

Modele współpracy firmy eventowej – kompleksowa obsługa

Zorganizować wydarzenie dla klienta

Model kompleksowej obsługi ma swoje zalety dla samej firmy eventowej. Nie musi ona w takiej sytuacji pokazywać, jaka jest jej marża — klient zna jedynie łączny koszt.

Ogranicza to też ryzyko „obejścia” firmy eventowej przy organizacji kolejnych wydarzeń. Klient nie ma bowiem tak bezpośredniego kontaktu z dostawcami usług. Oczywiste jest, że portfolio zaufanych partnerów to istotny zasób dla organizatora wydarzeń. Niezależnie od tego, czy próba taka zakończyła się dla klienta sukcesem, może on mieć pokusę obniżenia kosztów w ten sposób.

Z drugiej strony oznacza to, że firma eventowa bierze bezpośrednią odpowiedzialność za wszelkie działania swoich podwykonawców, bo zgodnie z umową to ona jest stroną zobowiązaną do ich realizacji. Ryzyko jest o wiele szersze – firma eventowa odpowiada za wszystkie błędy popełnione przy organizacji eventu – zarówno przez nią, jak i przez podwykonawców.

W tym modelu współpracy firma eventowa zwykle odpowiada też za płatności wobec podwykonawców. To z kolei sprawia, że przygotowanie kosztorysu i biznesplanu całego przedsięwzięcia staje się bardziej skomplikowane.

Ten model współpracy może mieć też negatywne konsekwencje podatkowe. Powoduje on znaczne zwiększenie obrotów mimo zachowania teoretycznie tego samego zysku – firma eventowa fakturuje bowiem również usługi, które sama nabywa. Może to mieć negatywne skutki podatkowe, np. utratę prawa do korzystania z niższej stawki CIT.

Modele współpracy firmy eventowej – rekomendacje dla klienta

Kupić taniej, sprzedać drożej (nie tylko odnośnie ceny)

Z kolei sytuacja firmy, która jedynie wskazuje klientowi odpowiednich usługodawców i rozlicza się wyłącznie za organizację wydarzenia, wygląda inaczej. Zakres odpowiedzialności firmy eventowej jest przede wszystkim mniejszy. Z uwagi na charakter współpracy, firma eventowa nie odpowiada za ogół realizacji wydarzenia, a także nie ponosi odpowiedzialności za działania podwykonawców.

Firma eventowa znajduje się pomiędzy swoim klientem a dostawcą konkretnej usługi. Może to być np. właściciel miejsca wydarzenia, zespół muzyczny lub gwiazda prowadząca wydarzenie.

Oznacza to, że firma negocjuje z jednej strony umowę z klientem (często dużym podmiotem, narzucającym swoje oczekiwania), a z drugiej – z właścicielem miejsca, zespołem muzycznym czy innymi wykonawcami, którzy także mogą chcieć narzucać własne warunki współpracy.

Kluczowe, ale trudne, jest więc zachowanie marginesu bezpieczeństwa – co do warunków finansowych oznacza to odpowiednią marżę. Trzeba jednak pamiętać także o innych aspektach, o czym w dalszej części wpisu.

Oczywiście wszystkie opisane powyżej założenia i opisy modeli współprac mają charakter ogólny i niewiążący. Nie wynikają one wprost z przepisów, lecz zostały wypracowane przez praktykę i występują powszechnie. Zgodnie z zasadą swobody umów, tego typu relacje prawne można ułożyć w dowolny sposób – dopóki nie są sprzeczne z przepisami.

Niezależnie od wybranego modelu współpracy – należy pamiętać o innych, występujących niemalże zawsze zagadnieniach.

Prawa do wizerunku na zdjęciach firmy eventowej

Jest normalne, że klient chce wykonać zdjęcia lub filmy z organizowanego wydarzenia. Jeżeli na wydarzeniu mają zjawić się znane osoby, klient często chciałby mieć możliwość wykorzystania fotografii lub nagrań z ich wizerunkiem, np. w mediach społecznościowych.

Z kolei takie osoby często dbają o swoje prawa do wizerunku i mają ograniczenia związane z jego wykorzystywaniem wynikające na przykład z innych umów – np. kontraktów reklamowych lub umów z mediami, z którymi współpracują na co dzień. Tę rozbieżność oczekiwań należy rozwiązać poprzez odpowiednie ustalenia z klientem i dostawcami usług.

Osobną kwestią są także prawa do wykorzystania wizerunku uczestników wydarzenia. Co do zasady można korzystać ze zdjęć (np. poprzez umieszczenie ich na social mediach), na których określone osoby stanowią jedynie „element tła”. Jeżeli ich wizerunek jest jednak szerzej wyeksponowany (np. wszelkie zdjęcia pozowane, zdjęcie gości przy stoliku itd.), warto byłoby uzyskać od takich osób zgodę.

Prawa autorskie

Klient zazwyczaj oczekuje nabycia praw autorskich do wszelkich materiałów stworzonych na potrzeby eventu – w szczególności po to, aby móc je potem wykorzystać np. w mediach społecznościowych lub w komunikacji wewnętrznej (np. filmach dla zespołu).

Trzeba więc pamiętać, by wszyscy podwykonawcy przekazali te prawa – tak, aby firma eventowa mogła je przenieść na klienta. Polskie prawo wprowadza wiele wymogów warunkujących skuteczne przeniesienie praw autorskich – między innymi prawo do wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich, jeżeli nie zostało wyraźnie zaznaczone odmiennie, a także wymóg zachowania odpowiedniej formy umowy o przeniesienie praw autorskich. Odpowiedzialna firma eventowa powinna zadbać (działając w interesie swoim, jak i swojego klienta) o uzyskanie praw autorskich. Pominięcie tej kwestii może mieć poważne konsekwencje.

Prawa do materiałów klienta

Często zdarza się, że klient firmy eventowej oczekuje uwzględnienia w organizowanym wydarzeniu swoich materiałów. Może tu chodzić zarówno o oznakowanie materiałów przygotowanych przez firmę eventową logiem klienta lub też bardziej złożone konfiguracje. W grę wchodzić może korzystanie z multimediów przygotowanych przez klienta, stoisk, produktów – a nawet przygotowanie elementów scenografii lub architektonicznych zgodnie z projektem klienta. Firma eventowa powinna zabezpieczyć w umowach to, że pracując na materiałach przekazywanych jej przez klienta, nie narusza żadnych praw autorskich.

Typową sytuacją jest bowiem brak weryfikacji tego, czy klient korzysta z tych materiałów legalnie i uprawniony jest do przekazania ich firmie eventowej. Wówczas, niezależnie do tego, że klient narusza cudze prawa własności intelektualnej, także firma eventowa będzie naruszycielem. Konsekwencje mogą być poważne – zarówno finansowe (odszkodowawcze), jak i nawet w skrajnych przypadkach karne.

Ryzyko odstąpienia

Umowa współpracy (w szczególności taka, w której firma eventowa organizuje całe wydarzenie) może być uznana za umowę o charakterze mieszanym. Z tej przyczyny zarówno w samej treści umowy, jak i w przepisach kodeksu cywilnego, pojawiają się postanowienia umożliwiające odstąpienie od takiej umowy. Jest to o tyle problematyczne, że w przypadku odstąpienia od umowy, firma eventowa co do zasady zwraca całość otrzymanego wynagrodzenia. Nie tylko wówczas nie odnotowuje dochodu, ale jeszcze brak jest nawet pokrycia poniesionych kosztów.

Dlatego w tym zakresie tak ważne jest, żeby odpowiednio skonstruować umowę. Właściwe zabezpieczenie praw firmy eventowej w zakresie odstąpienia będzie kluczowe.

Pozycja negocjacyjna firmy eventowej

Nie ma co ukrywać – na większe budżety, dające realną szansę na zysk, mogą sobie pozwolić głównie większe podmioty. Często są to korporacje z licznymi procedurami, z którymi negocjowanie nie jest łatwe. To oznacza, że kluczowe jest dobre przygotowanie prawne.

Należy się spodziewać, że największe podmioty zwrócą się do firmy eventowej z własną umową lub obsługą prawną. Można mieć przekonanie graniczące z pewnością, że ze strony takiego klienta, wszystkie zagadnienia będą dopięte na ostatni guzik. Ryzyko zawarcia niekorzystnej umowy jest zatem dość wysokie.

Usługi związane z konkretnym terminem

Istnieje ryzyko zarówno „wysypania się” dostawcy (np. z powodów losowych). Z kolei klient może zrezygnować na ostatnią chwilę. To oczywiście problem, ponieważ event oczywiście odbyć musi się w konkretnym czasie i najlepiej w z góry ustalonym miejscu.

To z kolei oznacza, że firma eventowa w umowach ze swoimi podwykonawcami musi mieć na wysokim poziomie zabezpieczone prawo do zarówno:

– dochodzenia swojego odszkodowania (najlepiej w formie kar umownych) w przypadku, gdyby podwykonawca „nie dowiózł” swoim obowiązków na czas,

– reagowania nawet z wyprzedzeniem, gdyby widoczne było, że kontrahent nie będzie  w stanie realizować swoich obowiązków.

Wiele przepisów Kodeksu cywilnego zabezpiecza w takiej sytuacji nabywcę usługi przed nierzetelnym dostawcą, jeżeli jej wykonanie jest ściśle związane z konkretnym terminem.

Lepiej natomiast dodatkowo zabezpieczyć tę kwestię w umowach, żeby dostawca usługi nie próbował potem twierdzić, że nie miał pojęcia, że np. wykonanie oprawy muzycznej, dowiezienie cateringu lub zapewnienie transportu we wtorek zamiast w sobotę nie jest już tyle samo warte.

Co istotne, trzeba oczywiście bardzo uważać na umowę z klientem, ponieważ oczywiście klient może chcieć dać sobie prawo do zmiany terminu. A to oczywiście może kompletnie uniemożliwić dostarczenie usługi na odpowiednim poziomie.

Obsługa firm eventowych – Kancelaria JWMS

Kwestie prawne w biznesie eventowym są więc przede wszystkim bardzo różnorodne. JWMS posiada duże doświadczenie w obsłudze firm eventowych – m.in. jednej z wiodących krakowskich agencji zajmujących się organizacją dużych wydarzeń biznesowych.

Posiadamy specjalistów zajmujących się istotnymi w branży eventowej kwestiami, takimi jak prawa autorskie, prawo do wizerunku oraz konstruowanie różnego rodzaju umów. Z jednej strony znamy tę branżę od strony praktycznej, a z drugiej posiadamy szerokie zaplecze teoretyczno-prawne pozwalające na spojrzenie nie tylko od strony przepisów, ale także dobrej współpracy stron i przyjęcia najkorzystniejszych rozwiązań biznesowych.

Kancelaria JWMS pomaga firmom eventowym, przede wszystkim w Krakowie, zarówno przygotować umowy, doradzać najkorzystniejsze rozwiązania biznesowe i podatkowe, a także dobrać odpowiedni model współpracy pozwalający. W przypadku sporów, wspieramy także naszych klientów w sporach – zarówno na etapie przedsądowym, jak i w trakcie postępowania.

---