W ostatnim czasie kolejny z naszych klientów z sektora IT zwrócił się do nas z pytaniem jak zorganizować w swojej firmie program nagród za polecenie kandydata. Czy sposób rozliczenia takiego programu zawsze będzie przebiegać w taki sam sposób?

 Wbrew pozorom, nie każdy program nagród za polecenie kandydata może być powielony metodą „kopiuj-wklej”.

To w jaki sposób zakwalifikować program nagród za polecenie kandydata będzie zależne od szeregu okoliczności, w tym od tego do kogo skierujesz ofertę nagrody za skuteczne zrekrutowanie przyszłego pracownika.

Program nagród skierowany wyłącznie do pracowników

Wyobraźmy sobie, że prowadzisz firmę, która zajmuje się produkcją oprogramowania. Chcesz, żeby każdy z pracowników (nawet tych niezajmujący się rekrutacją) mógł polecać kandydatów i miał szanse otrzymać premię. Deklarujesz, że w przypadku skutecznego zrekrutowania pracownika, wypłacisz określoną kwotę.

Jak w takim przypadku zakwalifikować nagrodę otrzymaną przez pracownika?

Wydaje się, że jeżeli program nagród skierowany jest wyłącznie do pracowników to należy uznać, że otrzymane świadczenie pieniężne jest związane ze stosunkiem pracy. Z wszystkimi tego skutkami w zakresie opodatkowania (PIT) i oskładkowania (ZUS).

Nagroda może być wypłacona w formie pieniężnej. Nie jest potrzebne przy tym zawieranie dodatkowej umowy .

Pamiętaj, że organizując program nagród skierowany do pracowników powinieneś określić warunki nagrody w regulaminie wynagradzania pracowników (w przypadku, gdy regulamin jest wymagany w związku z zatrudnianiem przez Ciebie odpowiedniej liczby pracowników). Jeżeli w twojej firmie nie ma regulaminu wynagradzania, warunki programu możesz określić w umowie o pracę bądź w inny sposób.

W tym scenariuszu, pracownicy nie dokonują zgłoszeń w ramach swoich obowiązków pracowniczych (tj. nie ma żadnego oczekiwania, że pracownik poleci określoną ilość kandydatów ani też polecanie nie jest wpisane w zakres obowiązków pracowniczych). Nagroda jest swego rodzaju dodatkiem do wynagrodzenia, za ponadnormatywną aktywność pracownika.

Program nagród za polecenie pracownika, a przyrzeczenie publiczne

W kolejnym scenariuszu przyjmijmy, że chcesz, żeby wszyscy (nie tylko twoi pracownicy) mogli polecać kandydatów i mieli szanse otrzymać premię. Deklarujesz, że w przypadku skutecznego zrekrutowania pracownika, wypłacisz określoną kwotę. Można zatem uznać, że Twoje oświadczenie może wywołać oczekiwanie adresata, że w przypadku spełnienia warunków otrzyma on nagrodę za polecenie kandydata.

Tak opisaną sytuację regulują przepisy art. 919 do 921 Kodeksu Cywilnego mówiące o przyrzeczeniu publicznym.

Co istotne:

• przyrzeczenie publiczne może być skierowane do określonego kręgu adresatów (a więc nie do wszystkich),
• mogą to być pracownicy jak i inne osoby,
• przyrzeczenie publiczne jest jednostronnym oświadczeniem (a więc nie jest umową zawieraną z konkretną inną osobą).

Najczęściej spotyka się je np. jako obietnice nagrody za znalezienie zgubionego psa lub kota.

Przyrzeczenie publiczne jest więc jednostronnym oświadczeniem przyrzekającego, że w przypadku wypełnienia się określonych warunków, zobowiązuje się do wypłacenia nagrody, np. w formie pieniężnej.

Organizując program nagród dla nieograniczonego kręgu osób:

• możesz np. ogłosić regulamin na swojej stronie internetowej bądź skorzystać z innego sposobu zakomunikowania swojej inicjatywy;
• pracownicy nie dokonują zgłoszeń w ramach swoich obowiązków pracowniczych (tj. nie ma żadnego oczekiwania, że pracownik poleci określoną ilość kandydatów ani też polecanie nie jest wpisane w zakres obowiązków pracowniczych).

Pamiętaj, że przyrzeczenie publiczne może być odwołane lub zmienione w ten sam sposób w jaki zostało ogłoszone (chyba że określono termin lub nieodwołalność przyrzeczenia). W praktyce zatem z chwilą decyzji o zakończeniu lub zmianie programu należy ogłosić o tym fakcie, w ten sam sposób.

Co w przypadku, gdy ustalisz warunki premii za polecenie z konkretną osobą?

Wyobraźmy sobie teraz, że zatrudniasz programistę, do którego obowiązków pracowniczych należy tworzenie oprogramowania. Proponujesz mu dodatkową nagrodę pieniężną za znalezienie pracownika. Taką samą propozycje składasz dwóm innych pracownikom z działu HR.

W takim scenariuszu sytuacja będzie wyglądać inaczej. Jeżeli z konkretnym pracownikiem bądź pracownikami umówisz się na polecenie kandydata w zamian za określoną kwotę, będzie to zawarcie jakiegoś rodzaju umowy o świadczenie usług.

Umowa nie musi być zawarta w formie pisemnej, do uzgodnień z pracownikiem może dojść w formie ustnej. Chodzi o to, że w takiej sytuacji uzgadniasz z konkretnym pracownikiem, że wypłacisz mu pieniądze za polecenie pracownika.

Należy jednak pamiętać, że, polecanie kandydatów może należeć do obowiązków pracowniczych pracownika i jeżeli zostało uregulowane w umowie o pracę (bądź innym dokumencie), świadczenie pieniężne najprawdopodobniej będzie w takim przypadku związane z wynagrodzeniem za pracę. Oczywiście, w przypadku osób współpracujących z na podstawie umowy zlecenia, sytuacja będzie wyglądać jeszcze inaczej.

Podobnie, w przypadku, gdy rekruter współpracujący z Tobą będzie prowadził działalność gospodarczą. W takim przypadku rekruter powinien wystawić Ci fakturę, jako że otrzymane przez niego świadczenie pieniężne jest związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Przywołane powyżej scenariusze były analizowane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej przy wydaniu interpretacji 0113-KDIPT3.4011.406.2019.2.ASZ.

Wnioskodawca spytał o kilka możliwych wariantów osób polecających (i) osoba z zewnątrz, (ii) pracownik, (iii) osoba, która, świadczy usługi w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Wnioskodawca sam zasugerował, że dla pracowników byłby to dochód ze stosunku pracy, a Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej się z tym nie zgodził. Wskazał na stanowiska sądów, zgodnie z którymi wynagrodzenie za pracę musi wiązać się z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Tak więc z punktu widzenia opodatkowania, zgłoszenia będzie traktowane tak samo, niezależnie od tego, kto go dokona.

W ww. interpretacji zwrócono uwagę na jeden wyjątek, który mógłby się pojawić, tj. polecenie od osoby, dla której taka czynność stanowi element jej działalności gospodarczej. Gdyby ktoś w ramach działalności zajmował się polecaniem kandydatów (a więc świadczył usługi HR), to można by uznać, że nawet dokonanie tego w ramach takiego programu to po prostu element biznesu tej osoby, a więc powinna ona wystawić z tego tytułu fakturę i opodatkować ten dochód samodzielnie. Podobnie, inaczej będzie wyglądać prawnie i podatkowo, jeżeli umówisz się z konkretnym pracownikiem na określone działanie (pkt. 3).

W interpretacji nie poruszono problemu tego, co by było, gdyby polecenia dokonał pracownik, dla którego znajdywanie kandydatów to element obowiązków pracowniczych – w takim wypadku według mnie należałoby potraktować to analogicznie, jak przy przedsiębiorcy, który dokonałby czynności w ramach swojej działalności i bonus za znalezienie pracownika potraktować jako dochód ze stosunku pracy.

Czy program nagród to konkurs?

Pojawiają się stanowiska, zgodnie z którymi organizacja programu nagród jest jakimś rodzajem konkursu, co pozwalałoby na opodatkowanie dochodu według stawki 10%. Wynika to z faktu, że wiele stanowisk dotyczących przyrzeczenia publicznego dotyczyło właśnie konkursów.

W mojej opinii nie byłoby to prawidłowe, gdyż konkurs wymaga oceny starań głównie samej osoby otrzymującej nagrodę, a w tym wypadku nagroda przysługiwałaby za to, że „jury” (rekrutujący) wybraliby kandydata, ale ze względu na cechy kandydata, a nie coś, co wniósł zgłaszający. Z tego powodu według mnie taka kwalifikacja jest błędna.

Podsumowanie

Choć program poleceń pracowników wydaje się mieć pewne cechy przyrzeczenia publicznego, ostateczne jego uznane za takie zależy od analizy indywidualnych okoliczności danego przypadku. Należy raczej uznać, że w przypadku skierowania programu wyłącznie do pracowników, świadczenie otrzymane w ramach nagrody, będzie świadczeniem ze stosunku pracy. Jak widać, bez indywidualnej analizy konkretnego przypadku, nie da się automatycznie przyporządkować formy programu poleceń i określić jednoznacznie skutków prawno-podatkowych związanych z organizacją takiego programu.